L’administration fiscale et l’ONSS considèrent comme un « frais propres à l’employeur », déductible dans le chef de l’employeur et non imposable dans le chef du travailleur, l’indemnité forfaitaire versée par l’employeur à son travailleur afin de couvrir tous les frais de bureau à domicile en cas de « télétravail structurel et régulier » pour autant que celle-ci ne dépasse par 148,73 EUR par mois à partir du 1er janvier 2023.
L’indemnité doit permettre de couvrir tous les frais qui doivent être engagés couramment pour pouvoir exercer une activité professionnelle de manière normale :
- l’usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
- les fournitures informatiques et d’impression (ne sont pas visés ici l’imprimante et l’ordinateur eux-mêmes, mais par exemple le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.) ;
- les fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à bille, etc.) ;
- les fournitures de base telles que l’eau, l’électricité et le chauffage ;
- les frais d’entretien ;
- les frais d’assurance ;
- le précompte immobilier ;
- le café, l’eau, les rafraîchissements.
Par « télétravail structurel et régulier », on entend l’équivalent d’une journée de travail par semaine (p. ex., une journée de travail complète par semaine, deux demi-journées de travail par semaine ou plusieurs jours comprenant quelques heures prestées pendant le temps normal de travail). Cette évaluation s’effectue sur une base mensuelle.
En cas de prestations à temps partiel, le montant maximal ne doit pas être réduit proportionnellement. L’employeur peut donc accorder l’indemnité forfaitaire de télétravail maximale de 148,73 EUR, indépendamment du nombre d’heures prévues dans le contrat de travail, pour autant que la condition de « télétravail structurel et régulier » soit bien remplie.
Il importe de noter que ce régime d’indemnité forfaitaire n’est pas applicable aux dirigeants d’entreprise. Selon l’administration fiscale, les dirigeants d’entreprise ont en effet souvent la possibilité de faire supporter directement par l’entreprise de nombreux frais. Dans le cas d’un dirigeant d’entreprise, un remboursement de dépenses propres à l’employeur ne pourra ainsi être effectué que sur base de pièces justificatives ou forfaitairement sur base de normes sérieuses et concordantes.
François COLLON